Il corso SharePoint Online – Document Management avanzato fornisce le competenze necessarie per progettare, configurare e governare sistemi evoluti di gestione documentale basati su SharePoint Online e Microsoft 365.
Il percorso è rivolto a professionisti che desiderano superare un utilizzo di SharePoint basato prevalentemente su cartelle e file condivisi, introducendo modelli documentali strutturati basati su metadata, Content Types, Site Columns, Document Sets, versioning, approvazione, ricerca e lifecycle management.
I partecipanti imparano a progettare document library coerenti con i processi aziendali, classificare correttamente i documenti, definire differenti tipologie documentali, configurare modelli e viste e rendere le informazioni più facilmente ricercabili e riutilizzabili.
Particolare attenzione viene dedicata alla gestione del ciclo di vita del documento, dalla creazione e collaborazione iniziale fino all’approvazione, pubblicazione, conservazione, eventuale classificazione come record e dismissione.
Il corso affronta inoltre il rapporto tra SharePoint Online e Microsoft Purview, introducendo retention policies, retention labels e records management per consentire una gestione documentale coerente con requisiti organizzativi, normativi e di compliance.
Vengono approfondite le strategie di versioning, la gestione dello spazio occupato dalle versioni, l’utilizzo di Document Sets per raggruppare documenti correlati e le tecniche per migliorare la ricerca mediante metadata e Content Types.
Il percorso adotta un approccio fortemente pratico: attraverso laboratori e casi aziendali i partecipanti progettano e realizzano un sistema documentale SharePoint completo, definendo struttura, metadata, tipologie documentali, viste, lifecycle e governance.
Il corso rappresenta quindi una formazione specialistica ideale per organizzazioni che utilizzano SharePoint Online come piattaforma di Document Management, Knowledge Management e gestione controllata della documentazione aziendale
Il corso è indicato per professionisti coinvolti nella progettazione, gestione e organizzazione di documenti e contenuti aziendali.
È particolarmente indicato per:
- SharePoint Power User;
- Site Owner;
- SharePoint Administrator;
- Document Manager;
- Document Controller;
- Content Manager;
- Records Manager;
- Information Manager;
- Knowledge Manager;
- Quality Manager;
- Process Owner;
- Compliance Specialist;
- Business Analyst;
- Microsoft 365 Consultant;
- responsabili di sistemi documentali aziendali.
Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di:
- progettare un sistema documentale SharePoint;
- analizzare requisiti documentali aziendali;
- definire una Document Management Architecture;
- progettare Document Library coerenti con i processi;
- decidere quando utilizzare una o più library;
- progettare metadata aziendali;
- utilizzare Site Columns;
- configurare Managed Metadata;
- progettare Content Types;
- associare template documentali;
- utilizzare più Content Types nella stessa library;
- progettare Document Sets;
- utilizzare metadata condivisi nei Document Sets;
- configurare versioning;
- distinguere versioni major e minor;
- pianificare limiti e conservazione delle versioni;
- configurare Content Approval;
- comprendere check-in e check-out;
- progettare viste documentali;
- utilizzare filtri, grouping e sorting;
- ridurre la dipendenza da strutture di cartelle profonde;
- utilizzare metadata per migliorare la findability;
- comprendere Search Schema e Managed Properties a livello funzionale;
- utilizzare la ricerca basata sui metadata;
- progettare un document lifecycle;
- comprendere retention policies e retention labels;
- applicare retention label a documenti e repository;
- comprendere il concetto di record;
- utilizzare record versioning negli scenari applicabili;
- distinguere retention, record management e semplice archiviazione;
- definire ruoli e responsabilità;
- progettare una governance documentale continuativa.
Modulo 1 – Document Management Architecture
- Principi di gestione documentale
- Repository design
- Document lifecycle
Modulo 2 – Advanced Document Libraries
- Library architecture
- Configurazioni avanzate
- Information organization
Modulo 3 – Metadata Architecture
- Site Columns
- Metadata model
- Managed Metadata
Modulo 4 – Content Types
- Document Types
- Content Type architecture
- Document templates
Modulo 5 – Document Sets
- Document grouping
- Shared metadata
- Document Set lifecycle
Modulo 6 – Versioning and Document Control
- Version history
- Major e minor versions
- Version storage
Modulo 7 – Approval and Publishing
- Content Approval
- Draft management
- Controlled publication
Modulo 8 – Views, Filtering and Findability
- Advanced views
- Metadata filtering
- Content Query
Modulo 9 – Search for Document Management
- Search
- Managed Properties
- Metadata-driven retrieval
Modulo 10 – Retention and Records Management
- Microsoft Purview
- Retention Labels
- Records
Modulo 11 – Document Lifecycle and Governance
- Creation to disposition
- Ownership
- Review e archiving
Modulo 12 – Document Management Solution Design
- Requirements
- Architecture
- Governance model
Il corso adotta una metodologia teorico-pratica e progettuale, fortemente orientata alla realizzazione di sistemi documentali utilizzabili in contesti aziendali reali.
Sono previste:
- spiegazioni del docente;
- dimostrazioni live;
- laboratori sulle Document Library;
- progettazione di metadata;
- creazione di Content Types;
- configurazione di Document Sets;
- esercitazioni sul versioning;
- simulazioni di approval;
- utilizzo di viste e ricerca;
- introduzione pratica a Microsoft Purview;
- progettazione di retention matrix;
- case study;
- project work finale.
Distribuzione consigliata:
30% teoria – 70% laboratorio, configurazione e progettazione
- Slide docente
- Document Management Workbook
- Metadata Matrix
- Content Type Matrix
- Document Lifecycle Matrix
- Retention Matrix
- Library Design Template
- Document Set Design Template
- Governance Checklist
- Lab Guide
- Case Study finale
È consigliato possedere:
- buona conoscenza di SharePoint Online;
- esperienza nell’utilizzo delle Document Library;
- conoscenza di colonne e viste;
- familiarità con version history;
- conoscenza generale di Microsoft Lists;
- familiarità con Site Columns;
- conoscenza introduttiva dei Content Types;
- conoscenza generale dei concetti di permessi e condivisione;
- familiarità con Microsoft 365.
È consigliata la frequenza preventiva di:
Microsoft SharePoint Online – Fondamenti e collaborazione
e, preferibilmente,
Microsoft SharePoint Online – Utente avanzato e Power User
oppure il possesso di competenze equivalenti.
Verifica dell’apprendimento
- valutazione degli elaborati prodotti
- test finale
- eventuale project work
Attestato
Al termine del corso verrà rilasciato un attestato di frequenza se questa sia >=80% delle ore, oppure su richiesta un attestato di frequenza "positiva" cioè rafforzato dall'esito positivo del test finale.
