Il corso SharePoint Online Governance and Lifecycle Management fornisce le competenze necessarie per progettare, implementare e mantenere un modello strutturato di governance per ambienti SharePoint Online all’interno di Microsoft 365.
Il percorso affronta l’intero ciclo di vita dei siti SharePoint, dalla richiesta e creazione iniziale fino alla revisione periodica, gestione dell’ownership, controllo dell’utilizzo, archiviazione e dismissione.
L’obiettivo è consentire alle organizzazioni di evitare la proliferazione incontrollata di siti, ridurre il fenomeno del content sprawl, garantire che ogni spazio collaborativo disponga di proprietari responsabili e mantenere nel tempo un ambiente SharePoint ordinato, sicuro e coerente con le esigenze aziendali.
Particolare attenzione viene dedicata alle strategie di site provisioning, naming convention, classificazione, ownership, Hub Site governance, site lifecycle, gestione dei siti inattivi e processi di revisione periodica.
Il corso approfondisce inoltre le moderne funzionalità di SharePoint Advanced Management dedicate al ciclo di vita, tra cui Site Ownership Policies, Inactive Site Policies e Site Attestation Policies, illustrando come utilizzare notifiche, simulazioni, reporting e meccanismi di enforcement per automatizzare attività che, in ambienti di grandi dimensioni, sarebbero difficilmente sostenibili manualmente.
Viene inoltre analizzato il rapporto tra governance SharePoint, Microsoft 365 Groups e Microsoft Teams, poiché la creazione di Team e gruppi può determinare automaticamente la nascita di nuovi siti SharePoint.
Attraverso laboratori, casi aziendali e modelli di governance riutilizzabili, i partecipanti saranno in grado di definire un vero SharePoint Governance Framework, assegnare responsabilità chiare e introdurre processi continuativi di controllo del patrimonio informativo.
Il corso costituisce inoltre una base importante per successive specializzazioni dedicate a SharePoint Advanced Management, Data Access Governance, Microsoft Purview, Microsoft 365 Copilot e SharePoint Agents.
Il corso è indicato per professionisti coinvolti nella gestione, amministrazione o governance di SharePoint Online e Microsoft 365.
È particolarmente indicato per:
- SharePoint Administrator;
- Microsoft 365 Administrator;
- Microsoft 365 Consultant;
- SharePoint Consultant;
- IT Manager;
- Digital Workplace Manager;
- Collaboration Manager;
- Information Manager;
- Knowledge Manager;
- Governance Specialist;
- Cloud Administrator;
- Enterprise Architect;
- responsabili di piattaforme Microsoft 365;
- responsabili dei servizi collaborativi aziendali;
- figure coinvolte nella definizione delle policy Microsoft 365.
Al termine del corso i partecipanti saranno in grado di:
- comprendere i principi della governance SharePoint Online;
- progettare un SharePoint Governance Framework;
- definire ruoli e responsabilità;
- distinguere governance tecnica e governance organizzativa;
- progettare un modello di site provisioning;
- governare il self-service site creation;
- definire naming convention;
- definire criteri di classificazione dei siti;
- progettare policy di ownership;
- prevenire la proliferazione incontrollata dei siti;
- individuare siti senza proprietari adeguati;
- definire il ciclo di vita dei siti;
- identificare siti inattivi e potenzialmente obsoleti;
- introdurre procedure periodiche di revisione;
- utilizzare le Site Ownership Policies;
- utilizzare le Inactive Site Policies;
- utilizzare le Site Attestation Policies;
- comprendere simulation mode e active mode;
- pianificare notifiche ed escalation;
- definire eventuali azioni di enforcement;
- governare Hub Site e associazioni;
- comprendere le implicazioni di Microsoft Teams e Microsoft 365 Groups;
- definire processi di archiviazione e dismissione;
- utilizzare report di lifecycle management;
- costruire dashboard e KPI di governance;
- stabilire controlli periodici;
- ridurre content sprawl e site sprawl;
- migliorare la qualità complessiva del patrimonio SharePoint;
- preparare l’ambiente a Microsoft 365 Copilot e agli agenti AI.
Modulo 1 – Fondamenti di SharePoint Governance
- Governance tecnica e organizzativa
- Governance Framework
- Ruoli e responsabilità
Modulo 2 – SharePoint Site Architecture Governance
- Modern Site Architecture
- Hub Site Governance
- Microsoft Teams e Microsoft 365 Groups
Modulo 3 – Site Provisioning Governance
- Creazione dei siti
- Naming Convention
- Site Classification
Modulo 4 – Ownership & Accountability
- Site Owner
- Ownership Policy
- Ownerless Sites
Modulo 5 – SharePoint Site Lifecycle
- Creazione
- Utilizzo e revisione
- Archiviazione e dismissione
Modulo 6 – Inactive Sites Management
- Identificazione dei siti inattivi
- Inactive Site Policy
- Remediation
Modulo 7 – Site Attestation
- Revisione periodica
- Site Attestation Policy
- Business validation
Modulo 8 – Lifecycle Policy Automation
- Simulation Mode
- Active Mode
- Notifications ed Enforcement
Modulo 9 – Site Sprawl & Content Sprawl
- Proliferazione dei siti
- Razionalizzazione
- Governance su larga scala
Modulo 10 – Archiving & Decommissioning
- Archiviazione
- Microsoft 365 Archive
- Dismissione controllata
Modulo 11 – Reporting & Governance Monitoring
- Lifecycle reporting
- KPI
- Governance Dashboard
Modulo 12 – Governance Operating Model
- Processi continuativi
- Ruoli
- Governance Review
Il corso utilizza una metodologia teorico-pratica e orientata alla progettazione della governance.
Sono previste:
- spiegazioni del docente;
- analisi di scenari aziendali;
- dimostrazioni nel SharePoint Admin Center;
- esercitazioni pratiche;
- workshop di progettazione;
- definizione di policy;
- sviluppo di checklist;
- simulazioni di lifecycle management;
- analisi di siti inattivi;
- esercizi di Site Attestation;
- definizione di KPI;
- progettazione di Governance Framework;
- confronto sulle best practice.
Distribuzione consigliata:
40% teoria – 60% workshop, laboratorio e casi aziendali.
- Slide docente
- Governance Handbook
- SharePoint Governance Toolkit
- Governance RACI Template
- Governance Policy Template
- Lifecycle Decision Tree
- Governance KPI Workbook
- Case Study
- Assessment finale
È consigliato possedere:
- conoscenza di SharePoint Online;
- conoscenza di Team Site e Communication Site;
- familiarità con SharePoint Admin Center;
- conoscenza dei Microsoft 365 Groups;
- familiarità con Microsoft Teams;
- conoscenza dei concetti di utenti, gruppi e autorizzazioni;
- conoscenza generale della condivisione interna ed esterna;
- comprensione di base di Microsoft Entra ID;
- esperienza generale nell’amministrazione Microsoft 365.
È consigliata la frequenza preventiva del corso:
Microsoft SharePoint Online Administration
oppure il possesso di competenze equivalenti.
Verifica dell’apprendimento
- valutazione degli elaborati prodotti
- test finale
- eventuale project work
Attestato
Al termine del corso verrà rilasciato un attestato di frequenza se questa sia >=80% delle ore, oppure su richiesta un attestato di frequenza "positiva" cioè rafforzato dall'esito positivo del test finale.
